北日本非破壊検査株式会社は、この度、クラウド経費精算サービス「Bill One」の導入により、経費精算業務のDX化と業務効率化を推進しました。
導入による主なメリットと効率化
Bill Oneの導入は、従来の経費精算プロセスを刷新し、以下の点で大きな効果をもたらしています。
- 立替経費精算のデジタル化
- 従来の「ノート記入」による立替払い申請から、Bill Oneでの電子申請に移行しました。
- これにより、出張先や外出時でも申請・承認が可能になり、業務がスムーズに進むようになりました。
- 証憑（領収書/レシート）処理の効率化
- 領収書やレシートをスマホで撮影・アップロードするだけで、Bill One側でデータ化され、インボイスの要件を満たしているかの判断も自動で行われます。
- これにより、経理部門での確認工数が大幅に削減されます。
- 電子で受け取った領収書は、Bill Oneへの登録のみで済み、PDFでの提出が不要になりました。
- 承認フローの迅速化
- 電子申請となったため、承認経路（申請者→課長→専務→経理）が多くなっても、迅速な承認処理が可能です。
- 申請者側は、申請状況をいつでも確認できます。
- 過去の申請内容の確認容易化
- 電子申請により、個人のマイページからいつでも以前の申請内容を確認できるようになり、「以前の申請内容」や「備品の購入先・金額」などの振り返りが容易になりました。
経理部門による万全の運用サポート体制
今回のBill One導入にあたり、経理部門ではスムーズな運用開始を目指し、詳細な社内マニュアルを作成するなど、万全のサポート体制を構築しています。
- 詳細なマニュアル提供
- Bill Oneでの「証憑の登録方法（スマホ/PC）」から「申請方法」「申請の取り下げ方」まで、具体的な操作手順を網羅したマニュアルを全社員向けに用意しました 。
- 「証憑が無い場合」の申請方法など、イレギュラーなケースへの対応方法も明確にしています 。
- 利便性の高い仕組みの準備
- 社員の皆様の負担を減らすため、スマホでのアップロードのほか、手軽にPCに取り込めるようコンパクトスキャナの導入しています 。
- 継続的なサポートへの意欲
- 新しいシステムへの移行で、当初は「確認」や「差し戻し」が多く発生することも予想されますが、経理部門・総務部としても、社員の皆様と一緒にシステムに慣れていき、業務を円滑に進めていく所存です 。
Bill Oneの導入は、経費精算における手間と時間を削減し、社員全体の生産性向上に貢献しています。
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